Какво е ERP?

ERP е акроним за Enterprise Resource Planning (на български език “Планиране ресурсите на предприятието”). Това е бизнес софтуер, който се образува от модули (приложения), които са свързани помежду си и използват една и съща база данни.

Представете си всички основни процеси, необходими за управлението на една фирма: финанси, производство, управление на човешки ресурси, продажби, фактуриране, склад, счетоводство, управление на взаимоотношенията с клиенти и доставчици и други. Обикновено определен модул се фокусира върху една бизнес област, а целта на ERP софтуера е да интегрира тези процеси в единна система. Независимо дали една компания е голяма или малка, ERP дава всички необходими функционалности за управление на фирмата.

Няма предварително дефинирани функции, които да трябва да бъдат налични в една ERP системата. Повечето софтуери включва следните функционалности:

  • Производство (Manufacturing)
  • Счетоводство и финанси (Finance & Accounting)
  • Продажби
  • Управление на склад и складови наличности (Inventory & Warehouse Management)
  • Управление на веригата за доставки (Supply Chain Management)
  • Човешки ресурси (Human Resources)
  • Управление на клиенти (CRM)
  • Бизнес анализи (Business Intelligence)
  • Електронната търговия (eCommerce)
  • ePOS (Point of Sales)

Какви са ползите от ERP за бизнеса?

Основната характеристика на всички ERP системи е споделената база данни. Единната база данни и обвързването на отделните модули, позволява информацията да се движи свободно между отделите, като така се елиминира възможността за дублиране на записи, осигурява се цялост на даннитеи се намалят техническите грешки.

С ефективна ERP система бизнес собствениците и мениджърите могат да автоматизират рутинни административни задачи, да помогнат на служителите да станат по-продуктивни и успешни в своите роли и да получат видимост в реално време за всеки аспект на бизнеса.

Други ползи за бизнеса от внедряването на ERP система могат да бъдат:

  • Намаляване на разходите и по-добър контрол.
  • По-добър мониторинг и проследимост на бизнес процесите в организацията.
  • Прецизно планиране на производствения процес. Заявки към доставчиците на основни услуги и материали.
  • Оптимизиране на всекидневните задължения;
  • Удовлетвореност на клиентите чрез по-бързата обработка на заявки и запитвания, съхранена история за всеки клиент с предишни поръчки, изисквания, ценова политика и др.
  • Подобряване на отчетността за работата на служителите.
  • Статистика и анализи в реално време.
  • Стандартизиране на вътрешно-фирмените процеси и политики.
  • По-ниски разходи при обучение и въвеждане в работа на нови служители.
  • Защита на данните от загуба или неправомерен достъп.
  • И много други.

Разбира се, много и различни фактори оказват влияние върху това какви ще са конкретните ползи за една фирма от използването на ERP система - има ли изграден бизнес процес, който да може да се автоматизират от софтуера? В каква сфера и индустрия работи фирмата? До колко успешно е било внедряването на системата от страна на бизнес консултантите? До колко наистина се използват функциите на ERP от служителите и мениджмънта на компанията? И т.н.


Девет признака, че имате нужда от ERP

Повечето фирми започват с по-опростени инструменти - като Excel таблици - за управление на бизнес процесите. Ако се припознаете в няколко от долупосочените ситуации, значи сте надраснали елементарните софтуери и имате нужда от по-сериозно решение.

  1. Прекарвате повече време в рутинни всекидневни дейности, отколкото в реално правене на бизнес.
  2. Служителите прекарват твърде много време в задачи, за които знаете, че могат да бъдат автоматизирани и оптимизирани.
  3. Не можете да проследявате складовите наличности. Не знаете в кой склад каква стока се съдържа и колко.
  4. Отнема много време, за да достъпите необходимата Ви информация.
  5. Няма изграден стандартен модел на работа и всеки служител работи по различен начин.
  6. Няма сътрудничество между отделите. Налага се една и съща информация да се добавя по няколко пъти без това да се отразява при останалите отдели, което води до несъответствие на данните.
  7. Използвате много и различни софтуери в компанията.
  8. Не успявате да сте “в крак”с най-новите промените и нормативни изисквания.
  9. Нямате обобщен поглед как се развива бизнеса Ви. Не можете по лесен и бърз начин да извадите справки и анализи.

Не е необходимо да имате проблем във всяка една от тези области, за да бъде ERP решението полезно. Коригирането само на две или три от тях може радикално да промени начина, по който правите бизнес.


Какви са типовете ERP системи?

В днешно време съществуват два основни вида начина на използване на ERP - Софтуер като услуга (SaaS) и Лицензионен софтуер (On-Premises).

Лицензионен софтуер се инсталира локално на клиентските компютри и сървъри и най-често се налага да имате във фирмата ИТ специалисти, които да го управляват. Компаниите, които избират този вариант, често са големи конгломерати, които обработват огромно количество данни и искат по-голяма автономия.

До преди няколко години, инсталируемите ERP-та бяха единствения възможен избор пред фирмите, но благодарение на огромното развитие на технологиите, на пазара се появиха уеб базирани ERP софтуери. Тези системи изглеждат и работят по същият начин както традиционните ERP-та. Единствената разлика е как се използват. При облачното ERP, вашият ERP доставчик се грижи за всичко от хостване на системата, ИТ поддръжка, до актуализиране и развитието й вместо Вас. Единственото, което Ви трябва, за да влезете в системата е компютърно устройство, Браузър и Интернет.

Облачно базираните ERP системи осигуряват максимално висока сигурност и защита на данните, като същевременно се предлагат на по-ниска цена, по-лесни са за използване и предлагат гъвкавост при настройка. Можете да достъпите и видите в реално време всякаква информация свързана с бизнеса Ви само чрез мобилен телефон, без значение къде се намирате по света.

Днес, дори ако вашият бизнес е малък, можете да зарежете безкрайните електронни таблици и несвързани помежду приложения и да внедрите ERP софтуер. SaaS софтуерите предлагат месечен или годишен абонамент на база брой потребители и/или включени модули, което ги прави изключително ценово достъпни за малките фирми. Внедряването и настройката са опростени и гъвкави, което решава и проблема на фирмите с необходимостта от ИТ познания и поддръжка.