5-те най-добри практики за подобряване на процесите за инвентаризация

Наличностите обикновено са основен приоритет на много търговци на дребно и като такива изискват да бъдат планирани, управлявани и контролирани, за да се постигнат по-ниски разходи. За много търговци на дребно управлението на инвентара бързо се превръща във времеемък и разочароващ процес. С увеличаването на онлайн пазаруването и използването на нов тип сайтове за електронна търговия - онлайн магазини - управлението на инвентара става по-сложно от всякога.

Според проучване, проведено от Aberdeen Research Group, 60% от специалистите по веригата за доставки посочват намаляването на разходите за инвентар като основен приоритет, а 42% посочват подобряването на нивата на обслужване на клиентите като основен приоритет.

В тази статия ще разгледаме 5-те най-добри практики за управление на инвентара, приложими за всеки бизнес:

#1 Определете процесите си

Един от най-добрите начини да дефинирате вашите процеси за управление на инвентара е чрез създаване на работен поток с кой от процесите: получаване, записване, преброяване, използване и изпращане на запаси. Проектирайте своя работен процес, преди да изберете софтуер, така че да можете да изберете софтуер, който да отговаря точно на вашите процеси.

Имайте предвид, че използването на Excel за управление на вашия инвентар и проследяване на запасите не е много умно бизнес решение в наши дни. Excel не може да осигури проследяване на инвентара в реално време, автоматизирано въвеждане на данни и контрол, но софтуерът за управление на инвентара може. Може да ви помогне да управлявате ефективно инвентара, да опрости повечето операции и да извлечете максимума от бизнеса си.

Има много приложения, от основни до много сложни, от няколко долара до хиляди долари. Облачните технологии направиха системите за управление на инвентара достъпни за всеки бизнес, дори за малки компании. Изборът на правилния софтуер за вас може да зависи от размера на вашата компания и вида бизнес, който управлявате.

#2 ABC анализ

ABC анализът е метод за категоризиране на запасите, базиран на принципа на Парето, известен също като правилото 80/20 или закон на Парето. Методът се състои в разделяне на елементите в три категории A, B, C. Целта на тази класификация е да осигури ефективност чрез концентриране върху онези елементи, които имат най-голям потенциал.

- А-артикулите са най-важните стоки за една организация. Те са вашият основен приоритет, защото генерират най-големите ви приходи. Трябва да упражнявате строг ежедневен контрол и наблюдение над тях. A-артикулите трябва да се пренареждат често - седмично или дори ежедневно пренареждане. Трябва по всякакъв начин да избягвате изчерпване на запасите от A-артикули.

Според правилото на Парето 20% от артикулите във вашия списък с инвентар ще съставляват приблизително 80% от стойността на годишната консумация. На практика това означава, че ако имате складов списък от 100 различни артикула, първите 20 артикула ще представляват около 80% от общите продажби.

- Елементи B са между елементи A и C. Те могат да бъдат обект на по-малко прецизен контрол. Най-важният аспект на B-артикулите е наблюдението на потенциалното им развитие към клас A или, напротив, към клас C.

B-артикулите побират около 40% от всички артикули и представляват 15% от общата стойност на годишната употреба.

- C-позициите са най-малко важни за една организация. Имат най-ниска консумативна стойност. Пренареждането на C-артикули се прави по-рядко, често само когато е направена действителна покупка. Типична стратегия за инвентаризация на C-артикули се състои в наличност само на 1 единица, което води до ситуация на изчерпване след всяка покупка.

C-артикулите представляват последните 40% от всички артикули и представляват 5% от общата стойност.

В резултат на ABC анализ A-артикулите имат по-голямо въздействие върху вашия бизнес и следователно трябва да ги управлявате по-прецизно по отношение на минималните и максималните нива на запасите. Категорията „C“ е най-доброто място за започване, когато извършвате периодичен преглед на излизането на артикули от употреба.

#3 Поддържайте минимални запаси

Минималното ниво на запасите е нивото, под което запасите никога не трябва да падат. Изключително важно е да поддържате минимално ниво на наличност, за да избегнете изчерпване на наличността. С други думи, поддържането на минимално ниво представлява минималното количество от запасите, което трябва да се съхранява по всяко време. Това не е статично число, тъй като количеството трябва да се коригира редовно поради различни фактори като сезонни промени, тенденции, икономика и т.н.

Поддържането на минимални нива на наличност намалява риска от пилеене на наличности, ако те не бъдат продадени навреме. Този метод изисква често наблюдение като контролна мярка. Като поддържате по-малки обеми, ще трябва да увеличите честотата на закупуване на продукти, което може да ви коства допълнителни средства.

Ако използвате софтуер за инвентаризация като Composity Склад, можете лесно да проследявате нивата на наличностите и да ги променяте, когато наличността е недостатъчна. По този начин можете постоянно да следите количествата и наличностите си и никога да не се изчерпват.

#4 Управление на запасите точно навреме (JIT).

JIT или производствената система на Toyota (TPS) е модул за инвентаризация, който се отнася до „купуване само когато е необходимо“. Това означава, че продуктите се купуват от доставчик само когато клиентът вече ги е закупил от нас. Поддържането на запаси отнема време и разходи, което кара компаниите да прилагат JIT управление.

Тази стратегия за инвентар е страхотна, ако сте търговец на дребно. Можете да намалите използваното пространство за съхранение и персонала, необходими за управление на вашите физически запаси. Използването на JIT като стратегия за управление на инвентара може да ви помогне да предотвратите загубата на запаси и да реагирате по-бързо на нуждите на клиентите.

Производствената система на Toyota има четири основни цели:

- Осигурявате качество и обслужване от световна класа на клиента.

- Развивате потенциала на всеки служител на основата на взаимно уважение, доверие и сътрудничество.

- Намалявате разходите чрез елиминиране на отпадъците и максимизиране на печалбата

- Разработвате гъвкави производствени стандарти, базирани на пазарното търсене.

#5 Прогнозиране

Способността да се предвижда бъдеща необходимост от продукти е една от критичните характеристики на успешната стратегия за инвентаризация. Въз основа на анализиране на исторически данни и алгоритми, една компания може да има много точна прогноза за търсенето на запаси за определен период от време. Прогнозирането може да покаже модели на покупка, повлияни от някакъв фактор, и да ви помогне да разберете по-добре поведението на пазара. Някои от ползите, които една компания може да постигне с прогнозиране на инвентара, са да намали нужните нива на инвентара и да подобри обслужването на клиентите.

В заключение, това са само няколко от техниките, които можете да приложите, за да оптимизирате управлението на инвентара си, но ако действате правилно, те могат да ви помогнат да подобрите цялата си верига за доставки, да минимизирате разходите, като същевременно увеличите удовлетвореността на клиентите, да автоматизирате по-голямата част от процеса и да ви позволи да се съсредоточите върху по-стойностни дейности.