Как да оптимизираме процеса на фактуриране?

Фактурирането често е досадна работа. Това е безкраен цикъл на изчисляване на продажбите, изчисляване на отстъпки, изчисляване на плащанията и изпращане на сметки. Въпреки че може да е трудоемко и повтарящо се, фактурирането все още е съществен аспект от всеки един бизнес.

Въпреки важността на този процес, 89% от МСП все още използват традиционните фактури на хартиен носител.

Използването на такива остарели методи може да доведе до неефективност в процеса на фактуриране. Това включва забавени плащания и неточни изчисления, водещи до обтегнати взаимоотношения с клиентите и загуба на печалба. Така че - повишете нивото на операциите си и проучете различните видове стратегии за фактурирането, които можете да използвате за своя бизнес.

Ето няколко идеи как да оптимизирате процеса на фактуриране.

Дигитализирайте се

Животът в дигиталната ера означава, че технологиите са по-достъпни от всякога. В резултат на това малките предприятия могат да бъдат дигитално трансформирани, точно както всички големи предприятия на пазара. Така че вместо да се продължавате да използвате и съхранявате хартиени фактури, е крайно време да изхвърлите листите и да преминете изцяло в цифров вид.

Дигитализирането на процеса на фактуриране има ред предимства. От една страна, това прави управлението и намирането на фактури по-лесно и по-бързо. Вместо да преглеждате препълнените с папки шкафове, просто ще ви трябва компютър и ще можете незабавно да намерите конкретната фактура, от която се нуждаете, само с няколко щраквания.

Цифровите фактури могат също така да рационализират комуникацията между Вас и Вашите клиенти. Тя Ви позволява да изпращате фактурите на клиентите си незабавно по имейл. Ако има някакви грешки във фактурата, клиентите Ви лесно могат да Ви ги изпратят обратно за корекции и да им ги върнете само за няколко секунди.

Определете ясно условията за плащане

Преди да сключите нова сделка с клиент, трябва предварително да са изяснени условията за фактуриране. Това ще определи как и кога ще получите плащане. Установяването на ясни политики за плащане предотвратява всякакви проблеми с плащанията по-късно. Това е от полза не само за Вас, но и Вашите клиенти ще го оценят.

Бъдете достатъчно ясни относно времето и начина, по който искате да получавате плащанията си. Освен това трябва да вземете предвид нуждите и изискванията на своите клиенти. Обсъдете с тях начините на плащане, тарифите и графика за фактуриране. По същия начин, не се колебайте да кажете на клиентите си за последиците от забавено плащане. По този начин можете да избегнете всякакви конфликти по-късно.

Най-важното е, че трябва да следите спазването на всичките си условия за фактуриране. Едно от предимствата на електронното фактуриране е, че можете да компилирате и централизирате всичките си фактури с различни клиенти за лесна справка.

Разрешете онлайн транзакциите си

Един от ефектите от пандемията COVID-19 е увеличаването на търсенето на безкасови или безконтактни плащания. Всъщност 72% от потребителите предпочитат удобството на дигиталните транзакции пред тези лице в лице. Така че вместо просто да дигитализирате процеса на фактуриране, помислете да прехвърлите плащанията си онлайн.

Това може да Ви осигури гъвкавостта, от която се нуждаете, за да се адаптирате към новото нормално. Можете лесно да извършвате транзакции и да получавате плащания за секунди, благодарение на интернет. Освен това ще можете да проследявате и управлявате процеса на фактуриране по всяко време и навсякъде, което е идеално за дистанционна работа.
Ние Ви предлагаме облачно базиран софтуер, който Ви позволява да управлявате фактурите си онлайн.

Автоматизирайте, където можете

Неефективността в процеса на фактуриране основно произтича от обикновени и повтарящи се задачи. Това включва изчисляване на плащанията, проследяване на повтарящи се фактури и действителното създаване на фактурите. Но колкото и досадни да изглеждат тези задачи, най-малката грешка в процеса може да има съществено влияние върху Вашия бизнес.

Mожете да използвате електронното фактуриране за автоматично създаване на фактури за всяка нова покупка от Вашите клиенти. По същия начин можете да го използвате, за да настроите график за издаване на фактури и да уведомявате себе си и клиентите си за предстоящото плащане.

Автоматизирането на процеса на фактуриране не само прави работата по-бърза и по-лесна. То може да Ви помогне да спестите пари, като гарантирате точност и навременност на Вашите плащания. Освен това намалява разходите за труд.

Интегрирайте фактурирането с Вашия ERP софтуер

Процесът на фактуриране е просто една част от бизнес операциите, които извършвате. За да сте сигурни, че бизнесът Ви продължава да работи гладко, трябва да се уверите, че процесът на фактуриране се вписва добре с другите дейности на Вашия бизнес. Това включва процесът по управление на доставчиците, продажбите, управлението на инвентара и счетоводните решения. Софтуерът на Composity предлага цялостно решение и обединява всички дейности в единна платформа.

Подобряване на процеса на фактуриране

Все повече фирми приемат дигиталната трансформация. Така че, ако искате да останете релевантни и конкурентоспособни на пазара, помислете за инвестиране в електронна система за обработка на фактури. Използването на такъв софтуер може да Ви помогне да рационализирате и оптимизирате процеса на фактуриране.