Кой друг иска да подобри своя процес на фактуриране, докато спестява пари?

Veronika Krasteva
min
Кой друг иска да подобри своя процес на фактуриране, докато спестява пари?

Всеки бизнес създава и получава фактури, независимо от размера си и пазара, на който оперира. Повтарям всеки бизнес.

Но колко от вашите трудно спечелени пари искате да похарчите за фактуриране? Нека позная ..... николко. И така, какво можете да направите, за да сте сигурни, че вашият процес на фактуриране е евтин, лесен и ефективен.

Забравете за Excel! Използвайте софтуер за фактуриране, за да управлявате фактурите си.

Добре дошли в бъдещето

Първата стъпка към постигане на ефективност е да се направи преход от ръчна обработка на фактури към електронна такава. С помощта на софтуер за онлайн фактуриране можете да помогнете на екипа си да управлява бързи и точни фактури, като същевременно установите връзки с клиентите и подобрите паричния си поток.

Повярвайте ми, има много предимства при използването на софтуер за фактуриране. Ето някои от тях:

#1 Намалява ръчната работа

Всички знаем колко време отнема ръчното въвеждане на фактури. Това е не само скъп, но често и досаден процес, особено когато има грешки в данните, неотбелязани плащания или непълна клиентска информация. Например всеки път, когато създавате нова фактура, трябва ръчно да попълвате продукта или услугата, които фактурирате, името на компанията, на която изпращате фактурата и други подробности. Не само това, но понякога също се налага да разпечатате фактурата си на хартия и да я изпратите по пощата.

 

Представете си колко просто може да бъде това, ако всички тези задачи са автоматизирани. Всички тези проблеми се избягват лесно със софтуер за фактуриране. Този вид софтуер може да ви помогне значително да намалите ръчната си работа. След като въведете данните за клиент или доставчик, можете да получите достъп до тях по всяко време с няколко кликвания на мишката. А електронното валидиране на данните намалява риска от грешки.

#2 Редуцира разходите

Намаляването на разходите обикновено е основният двигател за избора на електронно фактуриране. Разходите за бизнеса за обработка на хартиени фактури са значителни. Според повечето проучвания средната цена на хартиена фактура е $3,90, докато процесът на електронна фактура може да ви спести до 60-80% от този разход.

Но чакайте, има още!

Можете да спечелите значителни ползи от актуализирането на определени процедури за AR (вземания от клиенти). Вече не е необходимо да въвеждате данни за фактура ръчно в AR софтуер. Целият процес може да бъде рационализиран. Всички точни данни се доставят автоматично в счетоводната или ERP системата. Процес, който преди е бил управляван от няколко служители, сега може да бъде завършен автоматично от правилната система за фактуриране.

#3 Увеличава видимостта

Не знам дали сте забелязали, но казах по-горе, че трябва да внедрите онлайн софтуер за фактуриране. Ще попитате защо онлайн? Отговорът е прост - имате достъп до вашата система за фактуриране от всяко място в света  достъп до Интернет. Вие не само създавате фактури в движение, но и получавате видимост в реално време за състоянието на фактурите.

 

Дори е възможно множество потребители в рамките на организацията да влизат и да използват в системата. Тъй като всички фактури са достъпни директно от софтуерните екрани, потребителите могат да преглеждат и одобряват фактурите или да въвеждат допълнителни данни. Можете не само да проследите всяка фактура, кога и на кого е изпратена, но също така дали фактурата е отворена и изтеглена. Чрез електронно заснемане на цялата документация и съхраняването й в една система вие получавате видимост за това, което се случва с вашия бизнес във всеки един момент.

#4 Проследяване на фактурите

Лесно е да проследите непллатените и частично платени фактури. Можете да се свържете с клиентите и да се подсигурите, че ще получите плащане. Софтуерът за фактуриране ви позволява да поддържате актуален запис на всички ваши клиенти, включително данни за контакт, издаване на фактури и плащания.

 

Като собственик на бизнес можете бързо да видите историята на плащанията си за всеки период от време само с няколко кликвания. Можете да сортирате по клиент, дата или статус на фактура. Това може да ви помогне да наблюдавате клиенти, които не ви плащат навреме или да възнаградите най-лоялните.

#5 Изпраща напомняния

Повечето фирми обикновено са заети, така че може да помогне да изпратите напомняне, когато очаквате плащане. Настройте и изпращайте напомняния на клиенти, които все още не са ви платили. Софтуерът за фактуриране следи дължимите и получените плащания. Този процес може да бъде автоматизиран, така че всички клиенти с просрочени или частично платени фактури да получават онлайн напомняния, докато фактурата бъде изцяло платена. По този начин клиентите свикват с вашия график за фактуриране.

#6 Прогнозира паричните потоци

В тези трудни времена без правилно управление на паричните средства никой бизнес не може да оцелее. Вашите парични потоци показва постоянна способност за генериране и използване на пари. Това е един от най-ценните показатели за сила и доходност за вашия бизнес.

Въпреки това е изключително важно да знаете: Кога ще получите плащане?

Казано по-просто, най-добрата част от прилагането на система за фактуриране е предвидимият паричен поток. С електронни фактури разпределителните организации имат по-добра видимост към планираните плащания, увеличавайки способността си да извършват краткосрочно и дългосрочно планиране на паричните потоци. Имате постоянна информация за наличните пари и откъде идват тези пари. Една автоматизирана, последователна и надеждна система за фактуриране създава голямата картина заедно с ежедневни отчети за приходите.

Някои системи за фактуриране предлагат прогнои за паричните потоци. Тази функция предвижда следващите 12 месеца вероятни движения на парични средства в и от даден бизнес. Това е приблизителна оценка на количеството пари, което очаквате да потекат във и от вашия бизнес.

#7 Приема плащания

През последните години стана много популярно плащането директно от фактура. Това е възможно, ако софтуерът за фактуриране поддържа бутон „Плати сега“ или връзка за директно плащане във фактурите. Вашите клиенти просто щракват върху бутон или връзка във вашата фактура и извършват директно плащане с кредитната си карта, PayPal или друг метод на плащане. За вас е по-лесно да получите плащане бързо и навреме.

#8 Предлага отчети

Софтуерът за фактуриране прави достъпно получаването на критична информация за ефективността на вашия бизнес с един поглед. Повечето системи предлагат стандартни предварително дефинирани популярни отчети като: получени плащания, състояние на фактури, времева рамка, клиенти и други. В зависимост от софтуера за фактуриране, който използвате, също е възможно да генерирате персонализирани отчети.

 

Софтуерът за фактуриране може да подобри вашия процес на фактуриране доста бързо и без стрес. Може да ви даде възможност да изпращате, проследявате и анализирате вашите фактури за по-малко пари и усилия в сравнение с традиционната обработка на хартия. От вас зависи да решите дали искате да бъдете в новата ера на технологиите.

 image