Могат ли малките фирми да постигнат безпроблемно интегриране на ERP ?

Ако четете тази статия, вече сте наясно, че ERP софтуерът (или планиране и управление на ресурсите) може да помогне на малкия ви бизнес да постигне редица предимства по отношение на разходите, оперативността и производителността. За да се получи това обаче, първо трябва да внедрите успешно ERP системата в бизнеса си.

Много компании все още не разбират сложността зад ефективната ERP интеграция. Това изисква внимателно планиране, за да се постигнат целевите ползи и да се избегне провала на проекта. В тази статия ще разглеждаме 5 ключови момента, които ще помогнат на новото ви внедряване на ERP да тръгне без никакво затруднение.

1. Започнете с ясна стратегия

Всяко ново начинание започва с план. Изборът и внедряването на нов бизнес софтуер не е изключение. За да може проектът да върви гладко и да има резултатите, които търсите, трябва да имате ясна стратегия и да планирате как да я постигнете.

Ето няколко стъпки, които можете да следвате:

Имайте ясни изисквания
Първият въпрос за вас ще бъде: Използвали ли сте бизнес софтуер до сега? Ако вече сте използвали някакъв или преминавате от по-стара система, помислете какво искате да промените. Внедрявате ERP за първи път? Помислете какви цели искате да постигнете с това начинание.

Прегледайте отново процеса си на работа и процедурите, които имате заложени. Каква информация събирате понастоящем и как се използва тя? Би ли ви била полезна допълнителна информация? Могат ли някои задачи да бъдат съкратени или премахнати, за да улеснят ежедневната ви работа?

Говорете с персонала и потенциалните потребители на системата как работата им може да се улесни благодарение на тази нова технология.

Има много въпроси, които можете да зададете на себе си и на вашия екип, за да установите от какво наистина имате нужда и какво искате да постигнете с ERP решението.

Не си поставяйте непостижими цели
Често разбирането на бизнес изискванията не е много ясен процес, но е най-важната част от внедряването. Опитайте се визуално да опишете процесите чрез диаграми, като си създадете списък с конкретни стратегически цели. Това ще помогне да предотвратите ненужни допълнителни разходи, усилия и забавяне на проекта.

2. Изберете правилното софтуерно решение

Изберете ERP продукт въз основа на вашите специфични нужди - не се концентрирайте единствено върху цената!

За малък и среден бизнес, най-добре е да изберете вече готово решение, а не софтуер по поръчка. Вече имате списък на вашите изисквания и цели, започнете да правите проучвания за наличните опции. Има редица решения за малките предприятия. Повечето от тях имат безплатен пробен период или демо, които да ви помогнат да опитате и да видите софтуера.

Най-препоръчителното решение за целта е SaaS (софтуер като услуга) ERP. Облачно базирания софтуер премахва необходимостта от закупуване на физически хардуер и наемане на ИТ екип, тъй като софтуерът се хоства самия доставчик. Също така, няма да се наложи да наемате IT специалист за поддържане и защита на системата. Няма нужда да се притеснявате за сървърите и сигурността.

3. Премахнете всички ненужни настоящи данни

Разгледайте какви исторически данни пазите и вижте колко често ги използвате. Анализирайте ги и решете от кои данни все още имате нужда и кои да изтриете. Прехвърлянето на конкретни данни и файлове може доста да оптимизира интеграцията и да спести много време и енергия.

Подгответе предварително данните, които са за импорт. Обработените и изчистени от грешки данни водят до подобрено качество - без дублиращи се записи, непоследователност и неправилни формати. Този процес е познат, като data normalization (нормализиране на данните). Добре структурираните данни гарантират надеждна и вярна информация.

4. Уверете се, че доставчикът предлага обучения и поддръжка

Не започвайте да използвате внедрената ERP система, преди потребителите да са обучени как се работи с нея. Най-често обучението се пренебрегва и се оставя в много малка фаза в края на проекта. Това води до затрудняване на персонала да работи адекватно с новия софтуер.

Дори, когато бизнес процесът е правилно интегриран, потребителите са склонни да го използват неправилно, ако не са предоставени ясни и подробни указания. Това може да доведе до неуспех на иначе успешен проект.

Обикновено малките компании нямат цял ИТ отдел или дори един специалист в тази област, така че когато избирате софтуер, уверете се, че имате пакет за поддръжка, включен от доставчика. Важни опции за успеха на вашия проект са да можете да закупите допълнителна поддръжка, както и опции за импортиране на данни и имплементация.

5. Мислете за бъдещето

Понастоящем фирмата ви не е много голяма и ще бъде лесно да забравите причините, поради които сте решили да внедрите ERP система. Но трябва да мислите в перспектива и да начертаете дългосрочен план. Трябва да знаете какво ще се случи, ако обемът от работа се увеличи, ако трябва да добавите още функции и модули към настоящата ERP система. По този начин, когато нужди на фирмата се развият, ще бъдете подготвени и ще продължите да работите без да се прекъсва процеса.