Трикове за подобряване на фирмената производителност, които ще ви помогнат да постигате повече с по-малко усилия

Най-важното нещо, което можете да направите, за да управлявате малък бизнес успешно, е да останете в крак с тенденциите и да следите развитието на пазара. Дори и да е трудно, има много малки подобрения, които можете да направите в работния си процес, които ще ви помогнат да останете организирани и да изпълнявате повече задачи по-бързо и с по-малко усилия. Тази публикация цели да ви разкрие някои от най-добрите трикове и инструменти за повишаване на продуктивността. Ще можете да сте по-продуктивни, да спестите време, а защо не и да спечелите повече пари.

Разрастването на малък бизнес изисква много усилия. Трябва да намерите баланса между удовлетворяването на изискванията на вашите клиенти и персонал, а в същото време да покриете своите собствени очаквания. Освен това е нужно винаги да търсите новаторски подходи за повишаване на ефективността, както фирмената, така и на всеки от членовете на екипа ви.

Поставяйте си SMART цели

Едно от най-основните и важни неща, които можете да направите, за да увеличите производителността, е да се уверите, че си поставяте цели, които са конкретни (Specific), измерими (Measurable), постижими (Achievable), подходящи (Relevant) и обвързани със срокове (Time-bound). Това е известно като SMART цели и те са чудесен начин да се уверите, че сте фокусирани върху това, което е най-важно и да извлечете максимума от времето си. Например, докато „Увеличаване на трафика на уебсайта с 20%“ е добра цел, „Увеличаване на трафика на уебсайта с 20% чрез концентриране върху реклами във Facebook през следващата година“ е за предпочитане. Целта е ограничена във времето, измерима е и постижима. Можете да задавате SMART цели за себе си на дневна, седмична или месечна база. Поставяйте си само по няколко интересни цели, за да ви държат мотивирани да се стремите да ги постигнете. В началото вероятно ще е трудно, но постоянството и упоритостта са в основата на изграждането на нов навик. Когато видите резултатите, ще видите, че това е правилен подход и ще сте по-амбицирани дори от началото.

Използвайте календарите и списъците със задачи стратегически

Календарите и списъците са два от инструментите за продуктивност, които може би са най-полезните. Ключът е внимателно да се възползвате от възможностите на тези технологии, а не да им позволявате да управляват живота ви. Като собственик на малък бизнес често се налага да се съсредоточите върху различни отговорности, а вашето време е ценно. Прескачането между няколко проекта или непрекъснатото четене на имейли, веднага щом е получен, може да наруши работния ви процес и да затрудни зачеркването на неща от списъка ви със задачи. Можете да задържате краткосрочно вниманието си върху дадена задача или проект, като разделите деня си на управляеми части. По този начин ще можете да управлявате по-добре времето и задачите си, като си гарантирате, че отделяте достатъчно време за всяка от задачите си и така да увеличите производителността си.

Ако искате да използвате календара си като инструмент за организиране на графика си - за следене на клиентски срещи и професионални ангажименти, предлагам ви да опитате Composity Calendar, който ви позволява да добавяте, преглеждате и управлявате всичките си срещи, уговорки и други събития на едно място. Нещо повече, календарът е интегриран с Composity Helpdesk, което улеснява организирането на проекти, списъци със задачи и напомняния. В Задачите можете да добавяте няколко нива на подзадачи, да пишете коментари и дори да прикачате файлове. Така никога няма да пропуснете важни детайли или особености, записани на хвърчащо листче!

Проследявайте времето си

Проследяването на времето ви предоставя подходяща рамка за измерване и контрол на производителността на екипа ви. Подобрете способностите си за управление на задачите си, като следите времето, което отделяте за дейности, за да постигнете желаните резултати. Следете таксуваните часове, покажете на клиентите си колко работа сте положили и проверявайте доходите си. Помогнете на екипа си да могат проследяват времето си на дадена задача, да идентифицират кой върху какво работи, да разпределят натоварването помежду си и да подават информация за присъствието към счетоводството и HR отдела. Измервайте времето за ежедневна дейност, за да идентифицирате области за подобрение, правете ad hoc анализи, анализирайте времето и разпределението на работата и повишете производителността на служителите си.

Използвайте Helpdesk софтуер, за да рационализирате комуникацията с клиенти и потенциални клиенти

Много „висшестоящи” не знаят колко време се губи, когато обажданията и имейлите са единствените методи за комуникация с клиенти. Например, отговарянето на имейл нишкa с над 20 имейла може да отнеме часове от деня. Helpdesk софтуерът прави комуникацията основен приоритет, като по същество замества имейла и позволява на вас и вашия персонал да приоритизирате нуждите и проблемите на клиентите си. Освен това Вашият бизнес може да измерва ефективността на обслужващите служители, да проследява важни показатели и да идентифицира тенденциите в клиентското изживяване.

Автоматизирайте процесите, които могат да бъдат автоматизирани

По-голямата част от неефективността в различни бизнес процеси са причинени от досадни и повтарящи се задачи. Това включва изчисляване на сумите за плащане, проследяване на повтарящи се такси и издаване на фактури. Въпреки че тези процедури може да изглеждат монотонни, дори една малка грешка може да има значителен отрицателен ефект върху вашата компания.

За щастие можете да автоматизирате тези операции с Composity ERP. Можете да го използвате, например, за да генерирате автоматично фактури за всяка нова покупка, направена от вашите клиенти. Автоматизирането на вашата процедура за таксуване не само ще направи задачата по-проста и по-бърза, а и ще ви гарантира, че изчисленията ви са точни, а това ще ви помогне да спестите пари. Освен това ще спестите от разходите си за труд.