Изкуството да приоритизираш задачи

Тъй като животът ни става все по-натоварен, трябва да жонглираме с множество задачи наведнъж и да можем да приоритизираме най-важните. Имаме само 24 часа в деня, така че често трябва да правим трудни избори за това как да използваме времето си най-ефективно. Разбирането какво трябва да се направи и кога трябва да бъде направено е от решаващо значение при приоритизирането на дейностите. За да се постигне това и да се следи какво трябва да се направи могат да се използват различни списъци със задачи и приложения за производителност. След като съставите списък със задачите си, можете да започнете да ги подреждате според значимостта и спешността, за да сте сигурни, че най-важните задължения са завършени първи. Ето някои предложения, които да ви помогнат да приоритизирате по-ефективно своите отговорности:

Запишете всички задачи, които трябва да изпълните

           Най-ефективният начин за приоритизиране е да държите под око всички неща, които трябва да свършите – дори най-обикновените задачи трябва да бъдат взети под внимание. Използването на един списък със задачи, който включва както лични, така и ежедневни задачи, може да ви помогне да следите всичко. Организирайте всички задачи - от прането до уговорената среща с клиент, в един документ. Веднага след като всичко е записано, всяка задача се приоритизира въз основа на нейната важност, спешност, продължителност и очакван резултат.

Правете разлика между спешни и важни задачи

           Разбирането, че не всички задачи са еднакво важни, е от решаващо значение. За съжаление, когато не знаем как да приоритизираме задачите, ние сме склонни да предпочитаме лесните, които може да са по-малко спешни ежедневни задачи с незначителен резултат.

           Друг фактор е, че хората обикновено изпълняват задачи, за да спазят крайните срокове, без да мислят за резултатите или целта на задачата. В резултат на това работата става прибързана и неправилна. Вероятно дори в момента сте изправени пред много крайни срокове. Така че, ако искате да управлявате календара си и да сте продуктивни, трябва да се съсредоточите и да разберете какво е наистина важно. Неотложността на всяко нещо нараства с неговата важност.

Важността на задачата се определя най-вече от следните основни фактори:

• Кого ще засегне тя? Дали една задача например ще окаже влияние само върху вас? Ще рефлектира ли на вашите клиенти? На цялата фирма или на конкретен отдел от нея?

• Каква ще е ползата или какъв ще е крайния резултат от изпълнението на тази задача? Ще сключите договор с нов клиент? Или може би ще увеличите приходите си?

• Как незавършването на тази конкретна задача ще рефлектира върху бизнеса си? Губите ли клиент или приходи? Губите ли напредък по проекта си?

Отговорите на въпросите по-горе ви помагат да приоритизирате задачите по по-обективен начин като изключва личната ви преценка. Например, по-важно е да се съсредоточите върху проекти на клиенти и да отговаряте на въпросите им, отколкото да пишете обучителни материали и да провеждате неспешни проучвания.

Multitasking-ът не е добра идея (съвет: концентрирайте се само върху една задача)

         Едно от най-важните неща, които трябва да имате предвид, когато се опитвате да приоритизирате задачите си е, че multitasking-ът не е добра идея. Не можете да отделите цялото си внимание на всяка задача, когато се опитвате да се концентрирате върху няколко неща едновременно. В резултат на това е по-вероятно да правите грешки и да приключвате задачите си по-бавно, отколкото ако сте се концентрирали само върху едно нещо. В резултат на това ще можете да завършите задачата по-бързо и с по-добро качество. Освен това multitasking-ът може да бъде доста стресиращ, което увеличава вероятността от допускане на грешки.

Определянето на приоритети на задачите и ефективното управление на времето вървят ръка за ръка

           Може би вие сте един от хората, които винаги се оказват в позиция, в която гонят крайни срокове. Как реагирате, когато се окажете в подобна ситуация? Опитвали ли сте да водите дневник на задачите, които изпълнявате всеки ден? Когато планирате деня си, разчитате ли на факти и правите ли добре информирани решения?

           Освен че изглеждате непрофесионалисти, бързането за спазване на крайни срокове и неразумни цели обикновено води до зле свършена работа. Може да ви е трудно да приоритизирате дейностите, да спазвате график и да спазвате крайни срокове, освен ако наистина не проучите времето, което отделяте на задачите си. Можете да следите времето, което сте отделили за всеки конкретен проект или отделна дейност, като използвате модула за сътрудничество на Composity Helpdesk. Чрез него, можете да комбинирате данните си за отделеното по задачи време, за да получите средни стойности и прогнози, които съответстват на вашите реални усилия.

Бъдете реалисти и знайте кога да кажете „не“.

           Вероятно не всичко от вашия списък може да бъде изпълнено. Задраскайте оставащите задължения от списъка си, след като ги приоритизирате и прегледате плановете си, и се концентрирайте върху приоритетите, които знаете, че можете да завършите за деня. Съсредоточете се върху основните задачи, които ще ви накарат да се почувствате успешни за деня, докато намаляте списъка си със задачи.

           Списъците със задачи никога не свършват в живота. Може да работите 24 часа на ден и пак да не постигнете всичките си цели. Ето защо приоритизирането е толкова критично. Приоритизирането може да ви помогне да постигнете най-важното, дори и да нямате много време. Колкото по-бързо усвоите успешното приоритизиране на задачите, толкова по-скоро ще можете да контролирате графика си. След като сте наясно с истинските си приоритети, получавате повече свършена работа и поддържането на концентрацията върху задачите става много по-лесно. Можете бързо да го постигнете, като използвате описаните стъпки и ги комбинирате с технологични решения като Composity.