Какво трябва да знаете, преди да внедрите бизнес софтуер?

В настоящата дигитална ера фирмите разчитат на софтуер повече от всякога. Бизнес софтуерът е предназначен да подобри ефективността и да рационализира процесите, създавайки стабилна основа за постигането на успех. Преди да изберете софтурно решение за своя бизнес, изключително важно е да разберете последиците от внедряването на софтуер за вашия бизнес. Трябва да знаете цената на софтуера, колко обучение е необходимо, както и всички потенциални рискове.

Какви са целите на проекта по внедрване на софтуера?

Организациите трябва да идентифицират всички свои проблеми, да преценят кои решения ще работят най-добре за тях и след това да решат как внедряването на софтуер ще помогне. Определянето и постигането на различни софтуерни цели е от съществено значение за успеха на проекта. Полезно е да си поставите конкретни, измерими цели, за да определите дали софтуерът е ефективен. За да разреши основните проблеми на компанията, вместо просто да автоматизира това, което съществува в момента, софтуерът трябва да се справи с най-належащите проблеми.

Трите основни цели за внедряванто на софтуерен продукт са:

• Увеличаване на продажбите или пазарния дял

• Намаляване на разходите и времето за рутинни задачи

• Разбира се, крайната цел е по-голяма печалба

Целите могат също така да са насочени към развиване на конкретен аспект на компанията:

• Намиране на нови канали за онлайн търговия

• Повишаване на офлайн продажбите

• Повишаване на удовлетвореността на клиента

• Управление на времето за административни задачи, комуникация и оптимизация на вътрешни процеси

• По-добро управление на склада и наличностите

• Повече данни, включително информация в реално време

• Комбиниране на много системи в една

За да се гарантира, че технологията е лесна за използване и разбиране, е добре да се вземе предвид влаганото от потребителя време и усилие, още в процеса на внедряване.

Кой е правилният доставчик

Изборът на правилния доставчик на софтуер е едно от най-важните решения, които един бизнес трябва да вземе. От съществено значение е да проучите задълбочено потенциалните доставчици и да сте сигурни, че всеки закупен софтуер отговаря на нуждите на компанията. Също така е важно да се гарантира, че доставчикът предлага цялостна следпродажбена поддръжка, тъй като това може да бъде от нужно за поддържането на вашия бизнес работещ ежедневно. Когато избирате доставчик на софтуер за вашия бизнес, е наложително да се уверите, че той може да отговори на всички ваши нужди. Много доставчици на софтуер предлагат набор от пакети и е ключово да изберете най-подходящия за вашите изисквания. Освен това не забравяйте да проучите досегашния опит на доставчика и се уверете, че той е надежден и има добра репутация в индустрията. Трябва да вземете предвид разходите, свързани със софтуера, и дали ще възникнат допълнителни такси в бъдеще.

Кой е най-подходящият човек, който да ръководи проекта

Необходима е добра комуникация за успешното внедряване на софтуер. За да сте сигурни, че нищо не се пропуска, имате нужда от някой, който да взема решения и да наблюдава процесите. Изберете лидер, който да определя посоката, да вдъхновява екипа, да премахва препятствията, да предлага насърчение и да ги учи да вършат най-добрата работа. Той трябва да подкрепя екипа, като същевременно установява ясни линии на отговорност. Когато човек е на мястото си, е ясно кой отговаря за всичко, което се случва в един проект.

Имате нужда от някой, който да наблюдава всички операции по проекта и да гарантира, че всеки етап върви по график. Трябва да е отговорен човек, който да влага енергията си в проекта.

Идеалният кандидат ще:

- е работил достатъчно дълго за компанията;

- разбира вътрешните процедури;

- има силни комуникационни умения както с вътрешни, така и с външни партньори;

- има солидни технически познания;

- има добри оперативни умения;

- има проактивно отношение.

Планирайте предварително и проучете добре пазара, преди да внедрите софтуер. Уверете се, че сте запознати напълно с обхвата на проекта, графика, целите, необходимите ресурси и други елементи на процеса на изпълнение. Подгответе си стратегия за управление на проекта, преди да започнете, и поставете цели за екипа. Ако смятате, че вашата компания не работи по най-добрия начин, това може да се дължи на факта, че вашето софтуерно решение не е подходящо за работата.
Очаквайте скоро чисто новата електронна книга на Composity, „Внедряване на бизнес софтуер по правилния начин“ за допълнителни подробности относно бизнес софтуера и процеса на внедряване.